Hankinnat
Avoinna olevat tarjouspyynnöt
Tarjouspyyntö taloushallinnon palveluista
Kymenlaakson liitto pyytää tarjousta taloushallinnon palveluista alkaen 1.4.2027 toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.
Hankintayksikkö:
Kymenlaakson liitto, Y 0206714-5
Hovioikeudenkatu 6
45100 Kouvola
virasto(at)kymenlaakso.fi
www.kymenlaakso.fi
Yhteyshenkilö:
Hallintojohtaja Harri Turkulainen, p. 045 126 1619,
Hankinnan tausta
Kymenlaakson liitto on Kymenlaakson kolmen kaupungin ja kolmen kunnan muodostama lakisääteinen kuntayhtymä (maakunnan liitto), jonka kieli on suomi. Lisätietoa Kymenlaakson liitosta löytyy myös verkkosivuilta: www.kymenlaakso.fi.
Tällä hetkellä liitossa työskentelee 22 henkilöä ja noin 50 luottamushenkilöä, joista jälkimmäisille maksetaan palkkiota ja muita korvauksia neljännesvuosittain. Liiton toiminta jakaantuu aluekehityksen, aluesuunnittelun kansainvälisten asioiden, hallinnon ja talouden sekä kesäyliopiston vastuualueisiin. Liiton vuosibudjetti on noin kolme miljoonaa euroa ja lisäksi liiton kirjanpidon kautta kulkee kansallisia kehittämisrahoja erisuuruisia määriä, riippuen miten valtio (TEM) myöntää liitoille varoja alueiden kehittämistoimiin.
Hankinnan kohde ja laajuus:
Hankinnan kohteena on Kymenlaakson liiton
1. henkilöstön ja luottamushenkilöiden palkkahallinnon kokonaispalvelu.
2. kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran, matkalaskujen ja pankkiliikenteen kokonaispalvelu.
Kaikki palvelut ja järjestelmät tulee tuottaa suomenkielellä.
Tarkempi erittely henkilömääristä ja kirjanpidon volyymeistä sekä palveluista ja asioista, jotka tarjoukseen on sisällytettävä, on tarjouspyynnön liitteessä 1.
Osatarjouksia ei hyväksytä.
Hankinnan arvo:
Hankinta-arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, mutta alittaa EU-kynnysarvon. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016).
Hankintamenettely:
Tarjouskilpailussa käytetään avointa hankintamenettelyä. Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla valitsematta ketään tarjouksen esittäneistä tarjoajista. Vain kokonaistarjoukset ovat sallittuja, osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouksen tulee olla suomenkielinen. Tarjouksen on oltava voimassa vähintään kolme kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä.
Hinta:
Tarjouksen tulee sisältää:
1. Työntekijöiden palkanlaskentapalvelun kiinteä hinta/vuosi liitteessä 1 kuvatuilla tiedoilla
2. Luottamushenkilöiden palkkiolaskennan hinta/vuosi liitteessä 1 kuvatuilla tiedoilla
3. Hinta lisätyöstä (tuntihinta)
4. Palkanlaskentajärjestelmien ja lisenssien kustannukset
5. Kirjanpitojärjestelmien ja lisenssien kustannukset
6. Talousraportoinnin kustannukset
7. Palvelun käyttöönottokustannukset sisältäen myös tarvittavat koulutukset
Hinnoitteluperiaatteet vastaavat vertailuasiakirjaa: hinnat esitetään kiinteinä, sitovina ja ALV 0 %. Hinta tulee ilmoittaa ilman siihen sisältyvää arvonlisäveroa.
Hinnat tulee esittää myös liitteessä 2 olevan hinnoitteluliitteen taulukossa. Taulukon rivejä tai sarakkeita ei saa muuttaa. Mahdolliset huomiot ja täydennykset voi esittää erillään taulukosta.
Kelpoisuusehdot:
Tarjoajan tulee täyttää seuraavat ehdot:
- tarjoajalla tulee olla vähintään kolme (3) voimassa olevaa kunta- tai kuntayhtymäasiakkuutta tarjoushetkellä (kunnalliset liikelaitokset lasketaan mukaan).
- riittävä henkilöstö ja resurssit
- tarjoajan tulee kuvata tietoturvan hallintamallinsa sekä henkilötietojen käsittely-prosessinsa
- tilaajavastuulain 5 § mukaisten selvitysten täyttäminen
- toimiva palkanlaskentajärjestelmä ja kyky toteuttaa integraatiot
- toimiva kirjanpitojärjestelmä ja kyky toteuttaa integraatiot
- tarjoajalla tulee olla ISO/IEC 27001 -standardiin perustuva tai sitä vastaava dokumentoitu tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä. Tarjoajan tulee pyydettäessä osoittaa vaatimuksen täyttyminen sertifikaatilla tai muulla luotettavalla selvityksellä.
Tarkemmat soveltuvuusvaatimukset on esitetty liitteessä 3.
Maksuehdot:
Maksuaika on vähintään 21 päivää. Viivästyskorko korkolain mukaisesti. Erillisiä toimitusmaksuja tai laskutuslisiä ei hyväksytä. Laskun tulee vastata arvonlisäverolain asettamia vaatimuksia.
Tarjouksen voimassaolo:
Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 31.12.2026 saakka.
Valintaperusteet ja arviointikriteerit:
Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous edellyttäen, että tarjous täyttää tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.
Kriteeri / Painoarvo
Hinta (kuukausihinta + lisäpalvelut) / 40 pistettä
Tarjoajan kokemus kuntasektorin taloushallinnosta(* / 30 pistettä
Palvelun toteutus ja asiantuntijat (** / 20 pistettä
Käyttöönottoprojektin suunnitelma(*** / 10 pistettä
Halvin hyväksytty tarjous saa 40 pistettä. Muiden tarjoukset pisteytetään kaavalla:
- halvin hinta / vertailtava hinta × 40
(* Tarjoajan tulee ilmoittaa enintään viisi (5) referenssiä viimeisen viiden vuoden ajalta. Referenssin tulee koskea kunnan, kuntayhtymän tai muun kuntakonserniin kuuluvan organisaation palkanlaskenta- ja kirjanpitopalvelua.
Pisteytys lasketaan seuraavasti:
- 5 referenssiä = 30 pistettä
- 4 referenssiä = 24 pistettä
- 3 referenssiä = 18 pistettä
- 2 referenssiä = 12 pistettä
- 1 referenssi = 6 pistettä
(** Arvioitavat asiat
- Vastuullisen palkka-asiantuntijan kokemus kuntasektorilta
- Vastuullisen kirjanpitäjän kokemus kuntasektorilta
- Varahenkilöjärjestelyt
- Vasteajat
Jokaisesta osa-alueesta saa pisteitä 0-5 pistettä.
(*** Arvioitavat asiat
- käyttöönoton aikataulu
- palvelun jatkuvuuden varmistaminen
- vastuuhenkilö
- koulutus ja käyttöönoton tuki
Jokaisesta osa-alueesta saa pisteitä 0-3 pistettä.
Hankinnassa valitaan tarjouspyynnön vaatimukset täyttävistä tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta–laatu -suhteeltaan paras. Hinta- ja laatupisteiden yhteenlaskettu maksimi pistemäärä on 100 pistettä. Mikäli pisteet menevät tasan, edullisimmaksi katsotaan tarjous, jonka hintapisteet ovat korkeimmat.
Tarkemmat arviointikriteerit on esitetty liitteessä 4.
Hankintaa koskevat kysymykset:
Hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa suomenkielellä viimeistään to 8.10.2026 klo 12.00 sähköpostitse alussa mainitulle yhteyshenkilölle. Sähköpostiviestiin tulee laittaa merkintä ”Lisätietopyyntö - Hankinnan nimi”.
Kysymyksistä ja vastauksista laadittu yhteenveto julkaistaan osoitteessa https://www.kymenlaakso.fi viimeistään 12.10.2026.
Tarjouksen jättäminen:
Tarjous tulee toimittaa 21.10.2026 klo 12:00 mennessä sähköpostitse osoitteella virasto(at)kymenlaakso.fi. Viestikentän otsikkoon maininta ”Tarjous taloushallinnon palveluista”.
Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. Tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei huomioida.
Tarjoukset on laadittava sellaisessa muodossa, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Tarjoaja esittää henkilötiedot ja liikesalaisuuksiksi katsottavat tiedot erillisellä liitteellä, johon tarjoaja merkitsee ”Ei julkinen”. Kymenlaakson liitto päättää mitkä tiedot ovat salassa pidettäviä julkisuulain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) nojalla. Vertailtavat tiedot, kuten hinta, eivät voi olla salassa pidettäviä. Julkisuuslain 7 § 2 momentin mukaan julkista hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty.
Mikäli tarjoaja käyttää tekoälyä tarjouksen laadinnassa, niin siitä tulee olla mainita tarjouksessa.
Tarjouksen hylkäämisperusteet
Tarjouskilpailusta suljetaan ennen hankintojen vertailua ulos ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön kelpoisuusvaatimusten tai hankintamenettelyn ja tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaisia. Hankintayksikkö voi harkintansa mukaisesti sulkea tarjoajan tarjouskilpailusta hankintalain mukaisten poissulkemisperusteiden täyttyessä. Tarjouskilpailusta suljetaan ulos myös sellainen tarjous, joka on saapunut tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen jättämiselle asetetun määräajan päättymisen jälkeen. On hankintayksikön harkintavallassa, pyytääkö se täsmentämään tai täydentämään saapunutta tarjousta. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hylätä perustelluista syistä kaikki saapuneet tarjoukset.
Hankintapäätös:
Hankinnasta päättää Kymenlaakson liiton maakuntahallitus, ellei päätöksentekoa delegoida maakuntajohtajalle.
Hankintapäätöksestä ilmoitetaan sähköisesti. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan, mihin sähköpostiosoitteeseen tieto hankintapäätöksestä lähetetään.
Julkisessa hankinnassa hinnat tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty, ja yleisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
Kymenlaakson liitto pidättää itselleen oikeuden hyväksyä tai hylätä annetut tarjoukset.
Liitto ei korvaa kuluja, joita tarjouksen laatimisesta mahdollisesti aiheutuu.
Sopimusehdot:
Hankintasopimus syntyy hankintayksikön ja tarjoajan nimenomaisella tahdonilmaisulla, joka tapahtuu kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä, eikä sen tiedoksiannolla. Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana.
Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille.
Sopimuskauden aikana hankintayksikön toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän sopimuksen kohteena olevan hankinnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin sopimusasiakirjoja tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjoajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutosten takia.
Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus kokonaan tai osittain, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kumpikaan osapuoli ei saa siirtää tehtyä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Mikäli tarjouspyynnössä, tarjouksessa ja ostopalvelusopimuksessa on keskenään ristiriitaisia tietoja, asiakirjojen noudattamisjärjestys on seuraava:
1) hankintasopimus
2) tarjouspyyntö liitteineen
3) tarjous mahdollisine liitteineen
4) JYSE 2025 PALVELUT
5) yleiset sopimusehdot TAL2023
Tilaaja voi irtisanoa sopimuksen noudattaen neljän (4) kuukauden irtisanomisaikaa. Toimittaja voi irtisanoa sopimuksen noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa.
Aikataulu:
Projektin alustava aikataulu on seuraava:
- Tarjouspyynnöt 22.9.-21.10.2026
- Hankintapäätös, vko 44
- Hankintasopimus, vko 47
- 1.4.2027 sopimuksen mukainen palveluntuotanto alkaa
Toimittaja laatii tarjouksensa yllä olevan aikataulun pohjalta tai esittää vaihtoehtoisen aikataulunsa. Tarjouksessa esitetty projektin vaiheistus kestoineen tulee olla realistinen, jotta tilaaja saa käsityksen siitä, miten projekti toimittajan näkemyksen mukaan etenisi.
KYMENLAAKSON LIITTO
Virasto
Kouvolassa 22.9.2026
Anna-Riikka Karhunen, maakuntajohtaja
Harri Turkulaine, hallintojohtaja
Liite 1: Taustatiedot ja tarjoukseen sisällytettävät palvelut
Liite 2: Hinnoitteluliite
Liite 3: Soveltuvuusvaatimukset
Liite 4: Valintaperusteet ja arviointikriteerit
Tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä ei esitetty määräaikana.
Mitä elinkeinorakennetta koskevaan tarkasteluun sisällytetään toimialojen rajauksen näkökulmasta. Onko tarkempia kokorajoituksia annettavissa?
Toimialojen osalta on tarpeen tarkastella kaikki maakuntakaavoitukseen vaikuttavat toimialat, tarjouspyynnössä on listattu ajankohtaisia toimialoja. Vähittäiskaupan suuryksiköitä ei ole tarpeen selvittää. Kokorajoitusten osalta kyseeseen tulee maakuntakaavallisesti merkittävät alueet.
Tehdäänkö kaikki maakuntakaavatasoisina tarkasteluina ja suosituksina vai onko tarpeen tehdä myös tarkastelua yleiskaavatasoisena?
Selvityksen tavoitteena on tuottaa tietoa maakunnan elinkeinoalueiden nykytilasta, kehittämispotentiaalista, tilantarpeesta, synergioista ja vaikutuksista sekä luoda edellytyksiä eri mittakaavan elinkeinoalueiden esittämiselle maakuntakaavassa. Selvitys toimii Kymenlaakson vaihemaakuntakaavan perusselvityksenä. Yleiskaavatasoista tarkastelua ei tehdä, mutta tulokset tulee olla hyödynnettävissä myös kunta- ja seututason yleispiirteisessä suunnittelussa.
Infran ja teknisen huollon data: Onko infraa ja teknistä huoltoa käsittelevä data suoraan saatavissa vai tuleeko konsultin hankkia ne?
Konsultti hankkii datan muilta osin kuin mitä Kymenlaakson maakuntakaavan 2040 data.
Mitä elinkeinoelämän alueiden toteutumista kuvaavaa dataa tilaaja voi toimittaa konsultille?
Maakuntakaavan paikkatiedot, Kymenlaakson ennakointi-sivuston tiedot (mm. Tilastokeskuksen aineistoja).
Onko tilaajalla alustavaa budjettia työn tekemiselle?
Hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon.
Tuleeko työssä varautua arvioimaan erikseen kunkin yksittäisen kaavakohteen vaikutukset?
Kyseessä on maakuntakaavan perusselvitys, jossa selvitetään vaikutukset tarjouspyynnön mukaisesti, jotta tuloksia voidaan hyödyntää maakuntakaavan kaavasuunnittelussa ja vaikutusten arvioinnissa. Selvityksen johtopäätösten perusteella tulee laatia vaikutusten arviointi maakuntakaavalle asetettujen vaatimusten mukaisesti. Kaavasuunnittelun edetessä laaditaan varsinainen kaavakohteiden vaikutusten arviointi, mutta selvityksen tulee antaa tähän tietoa.
Nykyisen elinkeinorakenteen analyysissa tulee selvittää ”kaavavaranto ja toteutuneisuus”. Onko lähtötiedot saatavilla tilaajalta ko. selvittämistä varten? Millä tasolla kaavavaranto selvitetään?
Tietoja ei ole tilaajalla suoraan, konsultin tulee hankkia ne kunnilta yleis- ja asemakaavoista.
Onko tilaajalla toimipaikkarekisteritiedot, joita konsultti voi käyttää selvityksessä?
Tilaaja ei ole hakenut toimipaikkatietoja.
Kohdassa 3. Johtopäätökset ja suositukset... tulee ottaa kantaa mm. mitoitukseen ja mittakaavaan. Millä tasolla mittakaavan esittäminen olisi tarkoituksenmukaisinta?
Kyseessä on maakuntakaavatasoinen selvitys, joten tulokset tulee esittää maakuntakaavan tarkkuustasolla. Selvitys toimii Kymenlaakson vaihemaakuntakaavan perusselvityksenä. Yleiskaavatasoista tarkastelua ei tehdä, mutta tulokset tulee olla hyödynnettävissä myös kunta- ja seututason yleispiirteisessä suunnittelussa.
Painotetaanko referenssien arvioinnissa maakuntakaavatason selvityksiä vai elinkeinoalueisiin liittyviä laajoja selvityksiä, vaikka ne eivät olisikaan maakuntakaavatasoisia?
Valintaperusteet on esitetty tarjouspyynnön kohdassa 12. Maakuntakaavatuntemus katsotaan eduksi.
Tuleeko sekä yritys- että henkilöreferenssien olla valmistuneita hankkeita?
Voivat olla myös vielä käynnissä olevia.